漏洩に気をつけて!保育での個人情報の保護とは【法律・注意するには・クレーム対処法】

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うっかり漏洩しないように…

Illustration of a woman despairing

いざ自分が園児たちの大切な個人情報をちゃんと守れるか不安も大きいと思います。今から保育士になる方は特に不安でしょう。そこで本記事では、個人情報を漏洩しないために気をつけるべく以下の内容をまとめました。

  • 個人情報について
  • 個人情報を守る法律について
  • 漏洩に注意するには
  • 漏洩した際のクレーム対処法

本記事で、個人情報の取り扱いについて学んで個人情報の漏洩に気をつけましょう!ぜひ、最後までご覧ください😌

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個人情報とは?

Security concept.Padlock and keyboard

個人情報について具体的に解説

まず最初に、個人情報について詳しく見ていきましょう。
わかりやすく具体例を出すと
“子供の氏名、生年月日、連絡先、顔写真、映像や音声が園児本人と特定できるもの、各家庭状況、児童票…”などといったものが挙げられます。職場で知った子供たちの情報、保護者の方、保育実習生の情報などはどんな情報も外部には漏らさないようにしましょうね。

なぜ個人情報は漏洩するのか

ヒューマンエラーによるもの

個人情報の漏洩の原因は、基本的には人員的なミス。ヒューマンエラーと言われています。特に、保育士さんは人員不足・残業の多さ・労働環境の悪さなどから普段どんなに真面目に働いていても誰でもヒューマンエラーを起こす可能性があるのです。保育士さんは職業柄、なかなかリラックスする場面を取るのが難しいと思いますが、仕事のことばかり考えて自分を追い詰めていると疲労が蓄積し、ヒューマンエラーの元になりますので適度な休憩は大事です。ヒューマンエラーを起こさないために日々対策を行うよう、心がけをしましょう。

個人情報をより守るようになったのはなぜか

時代背景

近年、インターネットの普及で情報が拡散しやすくなったため、個人情報の取り扱いにより一層気をつけなければならなくなりました。一昔前だと園の配布物の中に名前と電話番号が載った連絡網が配布されていましたが、今で廃止されてアプリケーションで園の情報を共有するところも多くなりました。それだけ個人情報の扱いに慎重にならなければならない時代なのです。また、一般企業が個人情報漏洩でよくニュースになっていますよね。そんなニュースが流れている世の中では保護者の方も個人情報の漏洩に敏感になっています。といった時代背景によって個人情報は厳しく管理しないといけないものになりました。

法律の施行

2005年に施行された個人情報保護法も2017年に改正しました。個人情報保護法によって、ほぼすべての事業者が同法の適用対象になっています。もちろん保育園・幼稚園といった保育施設も対象です。どんな勤務形態であっても個人情報の取り扱いを気を配る必要があります。どんな企業でも、個人情報が外部に流出すると法律によって裁かれて大きな損害を被ってしまう可能性があるのです。

個人情報を守るための法律

個人情報保護法

個人情報保護法とは、個人情報を守るために2005年に施行された法律です。以前は、5000件以上で対象になっていましたが2017年に改正されてからは、一件でも個人情報を取り扱ってる事業所が対象になりました。弊社、保育士くらぶを運営する株式会社アスカでも登録していただいた方に合った適切なサービスを提供するために個人情報を扱う場面がありますが、もちろん個人情報保護法を守って運営しています。

個人情報保護法の目的とは

個人情報の有効活用とその保護を行うことで、国民の権利及び利益を保護し、事業者の個人情報に対する取り扱いに関して規制を行うことが可能になります。つまり、個人情報保護法とは「個人の権利・利益の保護」と「個人情報の有用性」のバランスを図るための法律なのです。

個人情報保護委員会事務局 個人情報の基本

といったことが個人情報保護法の目的になります。

児童福祉法

個人情報保護法だけでなく、実は児童福祉法でも個人情報を保護するために以下が定義されています。

第十八条の二十二 保育士は、正当な理由がなく、その業務に関して知り得た人の秘密を漏らしてはならない。保育士でなくなつた後においても、同様とする。

児童福祉法 | e-Gov法令検索

上記をわかりやすく言うと「守秘義務違反」といい最悪の場合罰金を払うことになってしまったり保育士の登録が取り消されてしまうといった措置が取らされることもあります。保育士でなくなった後でも、守秘義務は絶対に守らなくてはなりませんので気をつけましょう。

個人情報の保護は自分の身も守る

キャリアを守る

個人情報の漏洩は最悪ニュースにも取り上げられてしまう可能性があります。それほど、個人情報というのは細心の注意を払って取り扱わないといけないものなのです。漏洩させてしまったら自分の今まで築いてきたキャリアにも傷をつけることになりますので気をつけたいですね。個人情報の漏洩での退職は「会社都合退職」という扱いになり「解雇」という形になります。転職する際に不利になってしまうので経歴に傷がついてしまうことでのデメリットは大きいのです。自分のキャリアは自分で守りましょう。

漏洩しないようにどんな事を気をつけたら良いか?

個人情報が書いてある書類は勝手に持ち込まない

個人情報が書いてある書類は家に持ち帰ったりすることはNGです。ましては、通勤中の電車やバスで確認することは不特定多数の目に晒してしまうので絶対にしてはいけないことです。個人情報が書いてある書類は、園から持ち込まずに確認したい時は家や通勤中ではなく、園で確認するようにしましょう。また、Excel等でパソコンにまとめてある個人情報のデータも同様に通勤中に確認するのはNGなので気をつけましょうね。

個人的な配布物は間違いがないように

個人宛に送る配布物は必ず間違いがないようにご家庭に行き渡るようにしましょう。誤って別の園児や保護者の方に渡してしまうことも立派な個人情報漏洩なので気をつけるように。また、配布物を配るときは文章の間違いにも注意しましょう。貰うのは園児でも配布物を見る対象は保護者の方です。最悪、保護者からクレームが来ることもあり得ます。自分のミスでクレームが来てしまうことはなるべく避けたいですよね。自分だけでなく、園の信頼も失ってしまうことを頭に置いて気をつけて配布しましょう。

SNSの投稿に注意する

SNSに子供のことを投稿する時も気をつけなければなりません。園のSNSでしたらちゃんと許可取りをし、許可が降りている園児のみ載せるようにしましょう。
個人のSNSでも子供の悪口や保護者の方の悪口はもちろん言ってはいけません。SNSは情報共有ツールとしてとても優れていますが、不特定多数が見れて誰が見ているかわかりません。最悪、保護者の目に触れてしまう可能性もありますので絶対に言わないようにしましょう。

電子データの取り扱いに注意しましょう

ウイルスはパソコンにいないか?

ウイルスが使っているパソコンに入ってないか、日々ウイルスチェックは怠らずに。ウイルスは、メールをクリックすることやソフトのダウンロード、ホームページの閲覧といったことをすることでパソコンに入ってしまっています。特に多いのが業務の効率化を図るため新しいソフトをダウンロードした際に知らず知らずにウイルスを取り込んでる可能性も…。新しいソフトをダウンロードする時は十分に注意し、このソフトをダウンロードして問題ないか判断が難しい場合は必ず上司や同僚など頼れる方に相談してからダウンロードしましょうね。

漏洩してしまった時のクレーム対応はどうする?

This is an illustration of a business woman who apologizes. Vector image.

すぐにお詫びと報告

漏洩してしまったと気づいたらすぐに保護者の方へのお詫びと園長先生に報告するようにしましょう。クレームが来ているのを無視したり、漏洩してしまったと分かっているのにしらんぷりするのはもちろんNG。
なにごとも問題を先延ばしするのではなくてすぐにお詫びと報告をした方が、誠意が見えます。これは個人情報の漏洩だけに限った話ではありません。何か間違いを犯してしまったらすぐに謝る。そして報告することが社会人としての常識なのです。

クレーム内容をきちんと聞く

きちんと聞く姿勢も大事。クレームはどんな内容であっても自分にとって嫌な内容でしょう。クレーム内容をきちんと聞くことによって「誠心誠意、問題に向き合ってる」と思われるでしょう。
クレーム対応で心がけたいことは主に3つ。

  • 言葉遣いを気をつける
  • 一人だけで対応しない
  • 冷静な対応を心掛ける

どれも当たり前なことですが、安易に謝罪をせずにきちんと最後まで話を聞いて態度に気をつけ対応するようにしましょう。また、反論することは絶対にNGです。真摯に保護者に向き合うことがクレーム解消の近道になります。

まとめ

子供たちを守るのが仕事の保育士さんは、子供たちの個人情報ももちろん守る義務があります。一番ダメージがでかいのは個人情報を漏らされた保護者の方です。保育士さんは安心して園に子供を預けられる場を保護者の方に常に提供しなければなりません。一度した過ちは取り返しがつかないことになります。また、漏洩してしまった時気づいたらすぐに対処することで誠意が出るもの。日常的に個人情報の取り扱いを気をつけるように“漏洩防止を努めましょうね!”

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