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転職時に必要な「在職証明書」
転職活動で、会社から「在職証明書」を提出するように言われたけど実際どんな書類なのかを知らないという方も多いのではないでしょうか。
「在職証明書」は保育士さんの転職に必須書類です。
どういった内容のものなのか？またどうやって依頼をして発行したらいいのか？とお悩みの方もいると思います。
本記事では、「在職証明書」をより効率よく発行するために知っておきたい以下の内容をご紹介します！
- 在職証明書のこと
- 在職証明書が必要な理由
- 受け取り方
- 注意点
転職を希望する保育士さんに役立つ記事です！転職希望の方は是非参考にしてみてください！
在職証明書について
在職証明書とは
在職証明書とは、会社に所属してるorしていたことを証明する書類のことです。
法で定められた書類ではないので園によっても名前が変わってきます。
(「勤務証明書」「在籍証明書」「雇用証明書」「就業証明書」「就労証明書」など）
法的に発行をする義務もないため、園が任意作成します。
在職証明書はなぜ必要なのか
転職で在籍証明書がなぜ必要なのか理由は
保育士さんの実務年数を確認するために必要です。
これは、経歴詐称を防止するために役立ちます。
認可保育園は自治体や行政から補助金をもらって保育士を雇い給与を支払っています。
その認可保育園の補助金は処遇改善手当という制度のもと成り立っていて、保育士の実務年数やスキルによって金額が決まるシステムとなっているのです。
正確に保育士さんの実務年数を確認して、自治体に提出するために在籍証明書が求められます。
他にもこんな時に必要だったりします。
- 子供の保育園・保育所の入園や更新のとき
- ビザの申請や更新のとき
- 賃貸物件への入居するときや住宅ローンの審査
- 副業をするとき
雇用形態によっても変わる
パート保育士や正社員の場合
在職証明書は一般的に人事部や総務部などの個人情報を扱う部署で発行をします。
メールで依頼したり、郵送で依頼したり…園によって依頼方法が異なります。
発行の仕方がわからない場合は人事部や総務部に問い合わせてみるといいでしょう。
派遣社員の場合
派遣の保育士さんは、派遣元の会社に依頼を行いましょう。
派遣先の園に依頼しても作成してくれないかもしれませんので注意するように。
在職証明書の受け取り方
退職時に受け取る
余裕を持って作成を依頼していれば、退職時に直接在職証明書を受け取る事ができます。
退職時に受け取る場合でも、自分で在職証明書を作成しなければいけない場合もありますので注意しましょう。
自分で作成する場合は、氏名・生年月日・住所・雇用期間・雇用形態・勤務地・職種・役職などなど…といった内容を記入する必要があります。
郵送で受け取る
退職後に郵送で受け取る事もできます。
在職証明書を事前に依頼して退職日までに間に合わなかった時も郵送での受け取りが可能です。
また、郵送で受け取る場合は依頼書や返信用封筒、切手等を自分で用意しなければいけませんので注意しましょう。
郵送請求では依頼書を作成することになります。
依頼書には以下の内容を記載しましょう。
宛名・送付日（作成時の年月日）・件名・挨拶文・本文・結びの言葉・差出人の情報
在職証明書を作る時に注意することは？
早めの依頼を心がける
在職証明書は、通常業務とは別に時間を割いてお願いする書類です。
急いで必要になってもすぐには発行する事が難しい場合もあります。
特に4月の年度替わりは転職や保育園の入園・更新により依頼が殺到しますし、人事部や総務部自体が忙しくなる月です。
余裕を持って事前に早めの依頼をお願いするのをオススメします。
退職理由が書いてある場合がある
在職証明書には、退職理由が書いてある場合があります。
以前の職場で何か問題があった際、備考欄に退職理由やトラブルの内容等を書かれてしまう恐れも…。
間違いがないか確認する
履歴書との相違がないかきちんと確認しておきましょう。
何か間違いがある場合、経歴詐称を疑われるかもしれません。
採用や働く時に悪影響が出てしまうので、自分が損しないように忘れずに確認しておくようにしましょうね！
園へ応募の際に在職証明書を求められる事もアリ！
園によっては勤続年数が応募条件になってるところもあり、それに満たしてるか確認をするため在職証明書を求められる事もあります。
他の書類でも勤務年数を書くものもあるかもしれませんが、自分で書くものだと詐称ができてしまい、明確な年数が確認できないために在職証明書を求められます。
勤続年数のみの確認でしたら、健康保険証でも資格取得年月日等で確認が取れるので代用ができる可能性もあります。
応募する際に在職証明書を求められるのは稀なのであまり気にしないでいいかと思いますが、念のため頭に入れといて損はないでしょう。
退職証明書と似ているけど実は違う！
退職証明書とは、園(会社)を退職していることを証明するために作成するものです。
離職票の代わりで、失業給付や国民健康保険の手続きに使われる事が多いものです。
在職証明書と退職証明書のこの二つは実は似ている点が多いのですが
必要になる場面が違ったり、義務化の有無でしたり、在籍中に発行してもらえるかの違いでしたり…といった異なる部分があります。
似ている書類ではありますが、別物なので勘違いしないようにしましょう！
在職証明書の発行を拒まれてしまうことも…
在職証明書を検索すると「もらえない」というキーワードがひっかっかりもしかして発行を拒まれてしまう可能性があるのでは…？と不安になりますよね。
実際、ごく稀に前に勤めていた職場が在職証明書をなかなか書いてもらえないことがあるそうです。
もし、どうしても拒まれてしまう場合は在職証明書は発行の義務がないため、新しい職場や採用担当の方に相談して「給与明細」や「退職証明書」などで代替えができないか確認してみましょう。
まとめ
今回は、転職時や採用試験の時に必要になる在職証明書についてまとめました。いかがでしたでしょうか。
改めて在職証明書とは、認可保育園(会社)に所属していた期間を証明する処遇改善等加算にかかわる書類です。
実務年数を確認することができ、経歴詐称を防止するために必要になります。
在職証明書は、余裕を持った準備が必要です。
4月の年度替わりの時期は特に時間がかかる場合がありますので気をつけるようにしましょう！
念のためコピーを取ったり、間違いがないか確認しておく事も重要です。
本記事が役立ち、みなさんの転職活動がいい方向に向かえば幸いです。 最後までご覧いただき、まことにありがとうございました🌷
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