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保育園ICTシステムを導入していますか。そもそも保育園ICTシステムとは保育に関わる事務作業を簡単に行うために保育現場で導入されているシステムのこと。保育園ICTシステムを導入することによって業務効率を向上させ、保育士の負担を減らすことができるでしょう。今回は保育園ICTシステムの概要から、システム導入により受けるメリット、おすすめしたい保育園ICTシステムの紹介まで幅広くお話ししていきます。
保育園ICTシステムとは
保育業務の負担軽減や効率化を図るために利用されているシステム
保育園ICTシステムとは、保育業務の負担軽減や効率化を図るために保育現場で利用されているシステムのこと。保育園ICTシステムを用いることで保育に関する事務作業をネット上で簡単に行うことができるため、現在では多くの保育園で導入されています。パソコンをはじめ、タブレットやスマートフォンなど様々な電子媒体でシステムを利用でき、その園に合った保育園ICTシステムを見つけることができるでしょう。
保育園ICTシステムでできること
園児の情報管理
保育園ICTシステムでできる機能として、園児の情報管理があげられるでしょう。園児の名前や連絡先などの基本情報や生活記録、既往歴、アレルギーの有無など、園児を預かる上で必要となる情報はたくさんあります。保育園ICTシステムに園児の情報を入れておくと、園児に関わる情報に変更があった際もすぐに修正することができます。また緊急時に保育園ICTシステムを使えば、知りたい情報をすぐに探し出すことも可能でしょう。
登園降園の管理
保育園ICTシステムでできる機能として、登園降園の管理があげられます。園児の登園降園の管理を手書きで行っていませんか。手書きで管理する場合、園児が一斉に登園や降園を行った際、ミスが生じやすくなってしまいます。それに対し保育園ICTシステムを使えば、保護者に簡単な操作をしてもらうだけで登園降園の管理ができるようになるでしょう。朝や帰りの忙しい時間帯の業務量を減らすことができれば、保育士への負担も軽減されるかもしれません。
保護者との連絡
保育園ICTシステムでできる機能として、保護者との連絡があげられます。子どもの体調が悪くなり保育園に預けられない日もあるかもしれません。保育園ICTシステムを利用すれば、ネット上で保育園に欠席の連絡を入れることができます。また親御さんに知らせたい連絡事項やお便り、保育料の請求などのやりとりもシステム内で行えます。保育園ICTシステムの導入は保育園側だけでなく、保護者にとってもメリットと言えるでしょう。
職員との連絡
保育園ICTシステムでできる機能として、職員との連絡があげられます。特に職員数が多い保育園の場合、職員間でのやり取りも多くなることでしょう。しかし保育現場は業務量が多いことから常に忙しく、伝達ミスが起こってしまいかねません。保育園ICTシステムを使えば職員間の連絡もシステム内で行うことができるため、自分の話したいタイミングで伝言を残すことができ、伝達ミスも軽減されることでしょう。
書類作成
保育園ICTシステムでできる機能として、書類の作成があげられます。保育士は指導案や保育年間計画、保育日誌、お便りなど、たくさんの書類を作成しなければなりません。また事務業務と並行して保育業務も行わなければならないため、書類の作成に時間がかかってしまえば、その分保育に充てられる時間が減ってしまいます。保育園ICTシステムを使えば書類の修正や加筆が簡単にでき、効率よく業務を遂行することができるでしょう。
職員の勤怠管理
保育園ICTシステムでできる機能として、職員の勤怠管理があげられるでしょう。シフト作成や職員の勤怠管理に時間がかかっていませんか。保育士不足を解消するために様々な雇用形態で契約したり、時短勤務制度を取り入れている保育園もあるかもしれません。保育園ICTシステムを導入すれば、職員の出勤退勤時刻の記録を自動化することができます。またシフト作成やシフト調整も簡単にシステム内で行えるため、急なシフト変更にもすぐに対応することができるでしょう。
保育園ICTシステムを導入するメリット
事務作業にかかる時間を削減できる
保育園ICTシステムを導入するメリットに、事務作業にかかる時間を削減できる点があげられるでしょう。事務作業に時間がかかりすぎると保育業務に充てる時間が減り、保育の質が落ちる原因になってしまいます。だからといって事務作業を後回しにすると、残業や持ち帰りの仕事が増えてしまいかねません。保育園ICTシステムを導入すればネット上で簡単に事務書類を作成できるため、保育の質を落とさず、かつ保育士に負担をかけることなく事務業務を行うことができるでしょう。
コミュニケーションがとりやすくなる
保育園ICTシステムを導入するメリットに、コミュニケーションがとりやすくなる点があげられます。全ての連絡に電話を使うと、園が忙しく電話をとれない時や電話が混雑している時にスムーズに伝達することができません。しかし保育園ICTシステムを使えば、保護者とも職員とも簡単にやり取りをすることができるため、これまで感じていたストレスを解消することができるでしょう。またシステム導入により、お便りも電子化できるため印刷時間を削減でき、作成後すぐにお便りを配布することができるでしょう。
保育士不足の対策になる
保育園ICTシステムを導入するメリットに、保育士不足の対策になる点があげられるでしょう。待機児童問題もあり、保育士の需要は年々高まっています。しかし労働環境や業務の大変さから求人に人が集まらず、現在全国的に保育士が不足しています。保育園ICTシステムを導入していることや、それに伴い良い環境で保育ができる点をアピールできれば、保育士不足で悩んでいる園のもとに人が集まりやすくなるかもしれません。
保育園ICTシステムを導入する際のデメリット
システムの導入にコストがかかる
保育園ICTシステムを導入する際のデメリットとして、システム導入にコストがかかる点があげられます。導入時にかかる初期費用や月額料金はICTシステムを提供している会社や利用する機能の数によっても変わってきます。少しでも導入時にかかる費用を抑えたい場合は、自分の園で利用したい機能を事前にピックアップしておくといいかもしれません。園にとって必要のない機能を導入しないことで、システムの利用にかかる費用を抑えることができるでしょう。
パソコンやネット環境を整備しなければならない
保育園ICTシステムを導入する際のデメリットとして、パソコンやネット環境を整備しなければならない点があげられます。保育園ICTシステムの導入時にはシステムの準備はもちろん、そのシステムを利用するための電子媒体やネット環境を準備しなければなりません。コスト削減のために電子媒体の数を少なくすると、同時にシステムを利用できる人が少なくなり、かえって業務効率が落ちてしまうことも考えられます。園の規模や職員数に見合った量を準備するよう注意しましょう。
システムに慣れるまで時間がかかる
保育園ICTシステムを導入する際のデメリットとして、システムに慣れるまでに時間がかかる点があげられます。導入してすぐはICTシステムに慣れていないこともあり、事務作業にかかる時間がこれまでよりもかかってしまう可能性があるでしょう。一時的に業務効率が悪くなることも考えられるため、保育士の負担を考えて導入の時期を見計らうのも大切です。少しでも早く保育園ICTシステムに慣れてもらうため、研修や使い方のレクチャーをする時間も設けておきましょう。
保育園のICTソリューションを提供している株式会社CHaiLD社にお話しを聞きました
ICT化で出来ること、ICTのメリット・デメリットの理解は深まったでしょうか？今回は株式会社CHaiLDがリリースしているCCS（チャイルドケアシステム）PROについて株式会社CHaiLD ICT営業部 マーケティング課 課長 板倉亜紀子様にお話しを伺いました。株式会社CHaiLDは2021年1月に株式会社 social solutionsから社名変更いたしました。株式会社CHaiLDは株式会社global bridge HOLDINGSの1社です。株式会社CHaiLDのCCSの特徴や導入のメリットはどのようなものでしょうか？
CCS（チャイルドケアシステム）PROはなぜ生まれた？
無認可小規模保育園の開園からストーリーは始まる
株式会社CHaiLDの貞松代表は千葉県に無認可小規模保育園を開設しました。CCSは全てこの無認可小規模保育園の開園が始まりです。保育園を立ち上げ、運営する中で監査の書類作り、シフト作成、登園管理など手書きしなければならない書類が山ほどありました。そこで貞松代表は事務作業の電子化に取り組みます。1園のみの園長であればエクセルなどで事足りましたが、複数園を運営するにはデータ連携のためのクラウド化が必要でした。この経緯がCCSのリリースに繋がりました。今でも貞松代表はCCSの機能を誰よりも理解し、使いこなすことが出来ます。常に新しい情報をインストールし、CCSは改善を続けています。
CCS PROの特徴は
ただの保育園の業務支援ではなく保育園運営の最適化ツール
一般的な保育園向けのICTシステムは事務処理業務の効率化を目指しているでしょう。しかし、CCSは業務効率化だけにはとどまりません。CCSは保育園運営の最適化を目指しています。特筆すべき機能は例えば職員数の最適人数のサジェスト機能など。監査書類の自動作成、保護者との連絡ツールなど120もの機能をCSSは有しています。CCSは保育士、園長を始めとした施設運営者の業務を軽減します。業務の軽減は保育の質の向上に繋がるでしょう。
73の直営園のノウハウをシステムに活かしている
株式会社CHaiLDのグループ会社である株式会社global bridgeではあい・あい保育園という保育園を73園運営しています。CCSはあい・あい保育園で起きている問題解決のためというのがベースラインにあります。おそらく、全国のあい・あい保育園で起きていることは日本全国の保育園でも起きうることでしょう。CCSは直営園でのノウハウをシステムに活かしています。そのノウハウが全国の保育園で起きている諸問題を先回りして解決する事が出来ます。このICTによる課題解決方法は直営園を運営している会社ならではでしょう。
職員数が最適化出来るので離職率が下がる
CCSにはケアバランスという指標あります。ケアバランスとは最適な職員配置数を教えてくれる機能です。例えば0歳児であれば子ども3人に対して保育士1名が指針通りです。額面通りの人数だと保育士の負担が大きいでしょう。しかし、加配しすぎると運営費を圧迫します。CCSではあい・あい保育園でのデータを元に保育の質を下げず、コストを押さえた最適な職員配置数を教えてくれます。保育士にとって無理のない職員数は離職率の低下に繋がります。実にあい・あい保育園の離職率は10%を下回っています。
新設園の行政提出書類の審査がスムーズに
直営保育園であるあい・あい保育園では73の施設がそれぞれの地域での行政の監査を受けています。そこで必要だと思ったことがフォーマット化されています。様々な地域の監査に対応するそのノウハウがCCSのフォーマットとなっています。とかく新設園では行政の監査の目が厳しくなりがちです。監査書類が膨れ上がることもあるでしょう。CCSを導入していれば監査書類は標準化さればらつきがなくなり、属人的な部分が排除されるでしょう。監査書類の作成に関わる時間を減らすことができ、職員の負担を減らすことが出来るでしょう。
CCS PROの他社との違い
カスタマーサクセスチームがサポート
CCSの他社のICTとの大きな違いの一つにカスタマーサクセスチームが充実していることが挙げられるでしょう。CCSのカスタマーサクセスチームはCCSの単純な操作説明に終わらず、保育園運営のアドバイザーとして保育園に寄り添います。他社のカスタマーサポートではメール、電話対応がメインですが、CCSのカスタマーサクセスチームとのコミュニケーションはメール、電話のみならず対面での訪問も行います。もちろん、オンライン会議にも対応しています。システム利用に関する事のみならず、保育園運営のちょっとした困りごとも相談可能です。
補助金申請などのアドバイスを受けることも出来る
CCSの2つ目の特徴として、CCSを利用していると補助金申請のアドバイスなどを受けることが出来るでしょう。なぜならば、CCSの目指すべきものは保育園運営の最適化です。そのためカスタマーサクセスチームは保育園のアドバイザーであり、コンサルタントという立ち位置をとっています。補助金申請のアドバイスのみならず、CCSのレポートを見て、どのような研修を行ったらよいか？など保育園運営に一歩踏み込んだアドバイスをもらうことが出来るでしょう。
新卒保育士でもベテラン保育士のパフォーマンスが出せる
10年以上の経験があるベテラン保育士は保育のノウハウがあります。しかし、日本の保育士の40%以上が20代です。新卒や新卒に近い保育士がいきなり現場に入り、ベテラン保育士と同じパフォーマンスを出すことは難しいでしょう。CCSならば300人以上のベテラン保育士の経験が機械学習によりデータ化されていて、新人保育士にインストールが可能です。CCSのAIが保育のシーンごとに保育士が取る最適な行動をサジェストしてくれるでしょう。新人保育士が即戦力になります。CCSはOJTの役割も持っています。新人保育士は時間のかかるスキルを短期間で取得可能です。それは保育士のやりがいにつながり、保育士が長く勤務する秘訣になるでしょう。
CCSなら保育の質を上げることが出来る
良い保育園の条件とは何でしょうか。しっかりと子ども達の内面に向き合うことが出来る保育士が育っている状態ではないでしょうか。そのためには保育計画の立案、実行が必要です。それなりの労力が必要になるでしょう。ICTの単純に導入しても活用しなければ、業務負担が増えるだけでしょう。保育士がCCSを活用すればデータを元にした、最適な保育計画の策定を導き出すことが可能です。CCSは園長や主任保育士の労力軽減だけでなく、現場の保育士の労力も軽減します。事務作業等の保育外の業務を軽減し、子どもに向き合う時間を増やすことが出来る。これはCCSの大きな特徴です。
今後のCCS PROはどのように進化する？
事故予測などAIによる保育園の最適化
保育をAIで最適化する事はCCSのミッションであり目的です。保育現場は事故がどうしても付き物です。施設全体、子ども達の動きをどんなにくまなくチェックしていても防ぎきれないことがあるでしょう。そこをCCSのビッグデータが事前に先回りして、アラートを出す。CCSは今後、事故防止や発達記録による子どもの成長予測などのAIを活用した領域に入っていくでしょう。CCSの目指すべき未来はAIやICTが保育士の負担を減らし、保育の質を上げることです。決して、ロボットや機械が人間に代わって保育を行う事ではありません。ロボットや機械はあくまでも人間の補完的存在となるでしょう。
CCS PROはただの保育園ICTでは終わらない
保育園ICTはICT導入補助金の追い風もあり、数多のシステムが乱立しています。それぞれの会社のそれぞれのシステムに特筆すべき部分があります。保育園ICT業界は戦国時代といっても過言ではないでしょう。このような保育園ICTの中でCCSはただの業務効率化だけではなく、ICT利活用による保育の質の向上が可能です。CCSがビッグデータを活用をし、AIの開発が可能な理由は直営園あい・あい保育園で培ったデータを持っている事でしょう。他のICT開発会社には手に入れることが出来ないノウハウです。 株式会社 CHaiLD のチャイルド・ケア・システムとともにAIを利用した保育の未来を歩いてみるのはいかがでしょうか。
今回取材にご協力いただいた式会社 CHaiLD のチャイルド・ケア・システムの資料はコチラから
